Mantén tu directorio actualizado conectando un HRIS o una solución de directorio para la sincronización automática, o importa usuarios desde un archivo.
Mantén tu
directorio completo y actualizado
desde el sistema que es la fuente de verdad sobre quién forma parte de tu organización. Hay
dos formas de hacerlo:
Conectar un sistema de origen
Vincula una fuente en vivo (un HRIS como Workday o BambooHR, u
otra solución de directorio) e Iru obtiene los usuarios de ella y sincroniza de forma
programada, creando, actualizando y eliminando usuarios por sí solo. Hay más proveedores
en camino.
Importar un archivo (manual)
¿No hay un conector directo para tu sistema? Exporta tus usuarios a un CSV (desde un
sistema de RR. HH. heredado, un sistema de información estudiantil (SIS) o cualquier sistema desde el que puedas
generar un archivo) y súbelo. Vuelve a subir una exportación actualizada siempre que tu
lista cambie para mantener a los usuarios actualizados.
Cuando conectas una fuente en vivo, las actualizaciones llegan a Iru por sí solas, de modo que cuando
alguien se incorpora, cambia de rol o se va, tu directorio lo refleja sin trabajo
manual. El resto de esta guía explica cómo conectar un sistema de origen; para la vía
manual, consulta Importación CSV.Hoy puedes conectar los sistemas de RR. HH. Workday y BambooHR, y hay más
proveedores (incluidas otras soluciones de directorio) en camino. La configuración sigue el mismo
flujo guiado para cada uno; solo un par de pasos varían según el proveedor.
Conectar un sistema de origen requiere acceso de administrador a tu tenant de Iru y una
cuenta de administrador de ese sistema. Según el proveedor, introduces
las credenciales de integración en Iru o autorizas a Iru en la propia ventana de
consentimiento del proveedor. La conexión solo lee usuarios de la fuente; nunca
escribe en ella.
Las fuentes conectadas aparecen en Directory, en la pestaña Sync.
Conecta: introduce las credenciales en Iru (Workday) o autoriza a Iru en tu proveedor
(BambooHR) para que pueda leer los datos de tus usuarios.
Configura (solo algunos proveedores): indica a Iru dónde están tus datos.
Asigna los campos de la fuente a los campos de Iru.
Activa: habilita la sincronización y elige con qué frecuencia se ejecuta.
Una vez activada una conexión, Iru sincroniza según el intervalo que establezcas, desde cada
30 minutos hasta una vez por semana, o solo manual si prefieres ejecutar
las sincronizaciones tú mismo con Sincronizar ahora.
Tu sistema de origen manda. Una vez conectado, es la autoridad sobre los datos de los usuarios;
Iru refleja lo que envía.
Cada usuario necesita un ID estable. Eliges un campo que identifique de forma única y
permanente a cada usuario, para que Iru siempre actualice el registro correcto.
Tú decides cómo se corresponden los campos. Iru no adivina. Asignas cada campo de origen
al campo de Iru correspondiente y puedes transformar valores con IQL cuando no
se corresponden uno a uno.
En Directory → Sync, selecciona Connect Source y elige tu proveedor:
Workday o BambooHR.
Connect Source muestra los sistemas de origen que puedes conectar.
2
Conéctate a tu proveedor
Asigna a la conexión un nombre visible (y una descripción opcional) y, después, concede a
Iru acceso de lectura a tu proveedor. Cómo hacerlo depende del proveedor:
Workday: introduce en Iru el host de la instancia, el tenant de Workday, el Integration System User
y la contraseña.
BambooHR: introduce el dominio de tu empresa en Iru y, después, autoriza en una
ventana de BambooHR. Inicia sesión en BambooHR y selecciona Permitir acceso en la
pantalla Share access with Iru Identity. Tus credenciales de BambooHR van a
BambooHR, no a Iru, y no hay que introducir ninguna clave de API. Completa la autorización
en un plazo de 15 minutos o vuelve a Iru e inicia la conexión de nuevo.
Conexión de Workday: credenciales del Integration System User introducidas en Iru.
Usa una cuenta de administración o integración dedicada siempre que puedas, para que la conexión
siga funcionando independientemente del estado de cualquier usuario concreto.
3
Configura dónde están tus datos (algunos proveedores)
Algunos proveedores requieren que indiques a Iru la fuente de datos correcta. Workday solicita
el nombre del informe que expone los campos de trabajadores que quieres; el Integration
System User del paso anterior es quien ejecuta ese informe. BambooHR lee
su directorio de empleados estándar, por lo que omite este paso. Consulta las
guías de proveedores más abajo.
4
Asigna tus datos a Iru
Iru lee los campos que tu proveedor pone a disposición y los presenta para que los
hagas coincidir. Consulta Asignar tus datos más abajo.
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Finaliza y activa
Guarda tus asignaciones para finalizar la configuración. Una conexión nueva empieza desactivada, por lo que
no se sincroniza nada hasta que la hayas revisado; después, actívala con Activar para ejecutar la primera
importación. Establece el intervalo de sincronización en la pestaña Configuration de la conexión, o déjalo
en Manual only y usa Sincronizar ahora cuando quieras una actualización.
Elige el campo que identifica de forma única a cada usuario, a menudo un ID de empleado o
un identificador estable similar. Iru se basa en un valor estable por usuario para actualizar el
registro correcto en cada sincronización, incluso cuando cambian los nombres o los correos electrónicos.
Elige algo que nunca cambie para un usuario. Una vez que guardes la conexión,
el identificador único no se puede cambiar. Cambiarlo impediría que Iru
reconociera a los usuarios que ya ha importado.
Para cada atributo de Iru, elige el campo de origen que debe rellenarlo. Cuatro atributos
son obligatorios y siempre se asignan:
Correo electrónico
Nombre
Apellido
Nombre de usuario
Cualquier atributo que hayas marcado como obligatorio en tu
esquema también es obligatorio aquí. Todo lo
demás es opcional, pero asignarlo aporta la imagen completa de cada usuario:
cargo, departamento, responsable, ubicación y más.
La mayoría de los campos solo hay que elegirlos. Cuando el valor que quieres debe construirse
a partir de un campo en lugar de copiarse tal cual, escribe una breve expresión IQL. Mientras
escribes, Iru sugiere los campos disponibles y comprueba tu expresión, de modo que detectas
un error tipográfico o un campo inexistente antes de guardar, no durante una sincronización. Consulta
Asignación de atributos y
Expresiones IQL para ver la sintaxis completa.
IQL lee un nombre de campo como código. Un nombre sin más funciona cuando es un identificador
IQL válido: empieza con una letra ASCII o un guion bajo, y cada carácter
posterior es una letra ASCII, un número o un guion bajo. first_name cumple los requisitos, así que
lo escribes tal cual. Un punto une nombres válidos para acceder a un valor anidado, como en
name.givenName. Un campo cuyo propio nombre contiene un punto es una sola clave, por lo que lo buscas
como __source["name.givenName"].Algunos sistemas de origen envían nombres que no cumplen esa regla:
Nombres con espacios, guiones, dos puntos u otros símbolos, como Email - Work o
urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department
Nombres que también son palabras clave de IQL, como in, null, true o if
Escrito sin más, Email - Work se lee como Email menos Work, e in se lee como el
operador de pertenencia. Para leer el campo, búscalo por su nombre exacto en __source, un
mapa con todos los campos de la fuente:
__source["Email - Work"]
Cuando eliges o escribes uno de estos campos en el editor de asignaciones, Iru lo reescribe
como __source["…"]. Puedes usar esa forma para cualquier campo, y funciona dentro de una
expresión más larga como cualquier otro valor:
__source["Email - Work"].lowerAscii()
Si un nombre de campo contiene comillas dobles (") o una barra invertida (\), coloca una
barra invertida delante de cada una dentro de los corchetes. Un campo llamado Title "Legal"
se escribe __source["Title \"Legal\""]. El editor añade esas barras invertidas cuando
reescribe el campo.Ejemplos habituales (usa los nombres de campo de tu proveedor):
Crear un nombre de usuario a partir de un correo electrónico (todo lo que va antes de @):
email.split("@")[0]
Combinar dos campos en un solo valor:
firstName + " " + lastName
Preferir un campo y recurrir a otro cuando el primero está vacío:
optional.ofNonZeroValue(workEmail).orValue(homeEmail)
Cuando transformes un campo de texto que pueda estar vacío, protege el valor para que la expresión siga ejecutándose. Envuélvelo con optional.ofNonZeroValue(...).orValue("") antes de transformarlo. Por ejemplo, obtén un nombre de usuario solo cuando exista un correo electrónico:
optional.ofNonZeroValue(email).orValue("").split("@")[0]Un valor asignado vacío o nulo para un atributo personalizado de tipo Boolean, Date, Integer o Decimal no hace fallar la sincronización. Borra el valor existente. Consulta Valores asignados vacíos.
Una vez activada, Iru sincroniza según el intervalo que elijas y concilia tu directorio
con el sistema de origen:
Cambio en el origen
Qué hace Iru
Aparece un usuario nuevo
Crea un usuario correspondiente en tu directorio
Cambian los datos de un usuario
Actualiza los atributos de perfil del usuario
Un usuario ya no está presente
Elimina al usuario de tu directorio
A medida que llegan y cambian los perfiles, los Auto Groups
actualizan su pertenencia automáticamente, de modo que el acceso sigue a los usuarios sin trabajo
manual.
Effective Users de una conexión: los usuarios sincronizados actualmente desde la fuente.
Programación de la sincronización y sincronización bajo demanda
En la pestaña Configuración de una conexión, establece Sync frequency con el
control Interval. Elige con qué frecuencia Iru obtiene el directorio más reciente, o configúralo en
Manual only y sincroniza bajo demanda.Intervalos disponibles:
Solo manual (sin sincronización automática)
Cada 30 minutos
Cada hora
Cada 2 horas
Cada 4 horas
Cada 8 horas
Cada 12 horas
Cada día
Cada 2 días
Cada semana
Elegir con qué frecuencia Iru sincroniza la conexión.
En la pestaña Sincronizar, usa Sincronizar ahora para iniciar una ejecución inmediatamente y Refresh para
recargar la lista de ejecuciones de sincronización. Cada ejecución lee a todas las personas de tu fuente de directorio y
las añade o actualiza en Iru. Selecciona una ejecución para ver lo que hizo y lo que no pudo
sincronizar. Una ejecución fallida se reintenta en la siguiente sincronización programada.
Desde la página de detalles de una conexión puedes:
Volver a autenticar: envía credenciales nuevas o vuelve a aprobar el acceso en tu
proveedor cuando la conexión caduque o sea rechazada, sin tocar tus
asignaciones.
Editar tu configuración o asignaciones: ajusta lo que se importa a medida que evolucionan tus
necesidades.
Establecer el intervalo de sincronización o ejecutar Sincronizar ahora.
Forzar la sincronización de atributos (Workday): vuelve a leer los últimos campos disponibles de
tu informe sin esperar.
Revisar la actividad, los usuarios efectivos y los errores de sincronización: ve lo que está llegando
y detecta cualquier cosa que requiera atención.
Activar o desactivar la conexión, o eliminarla.
La página de detalles de una conexión: estado, salud de la conexión y Volver a autenticar.
Estado de la conexión y reautenticación
En la lista Directory → Sync, cada conexión muestra si está
Enabled o Disabled, además de un valor de salud de la conexión:
Salud
Qué significa
Conectado
Iru está autorizado para leer de la fuente.
Needs re-authentication
Las credenciales o la autorización del proveedor faltan, han caducado, se han revocado o se han rechazado. Vuelve a autenticar para que la sincronización pueda realizarse correctamente.
Not connected
La conexión no está lista para autenticarse (por ejemplo, la configuración quedó incompleta).
En la pestaña Configuración de la conexión, Connection details muestra la misma
salud para ese proveedor. Usa Volver a autenticar para introducir credenciales actuales o
volver a aprobar el acceso en el proveedor. Tu asignación de atributos no se ve afectada.
BambooHR: vuelve a iniciar sesión en BambooHR en la ventana que abre Iru y, después, selecciona
Permitir acceso.
Workday: vuelve a introducir el Integration user y la contraseña.
Volver a autenticar Workday con las credenciales actuales del Integration System User.
Errores de sincronización
Los problemas de sincronización aparecen en dos etapas. Saber qué etapa falló te indica dónde
mirar primero.
Los errores de la etapa de obtención se producen cuando Iru no puede leer de la fuente: credenciales incorrectas o
caducadas, una autorización del proveedor caducada o revocada, una
instancia inaccesible, un informe inexistente o una llamada a la API rechazada. Corrige la
conexión (a menudo con Volver a autenticar o corrigiendo la configuración del informe o del
dominio) y vuelve a ejecutar la sincronización.
Los errores de la etapa de aplicación (sincronización) se producen después de que Iru tenga los registros pero no pueda
crear o actualizar un usuario concreto en tu directorio. Iru registra un error de
sincronización que puedes revisar: cuándo se produjo, el usuario afectado, la acción que Iru
intentó, un código de error y un mensaje. Si muchos registros fallan con el mismo
error, la causa suele ser una asignación: un atributo obligatorio sin asignar o un
identificador único que en realidad no es único. Corrige la asignación y deja que se ejecute la
siguiente sincronización.
Una sincronización fallida en la pestaña Activity, con el detalle completo del error. Aquí se rechazó un registro porque faltaba un atributo obligatorio.
