Halten Sie Ihr Verzeichnis aktuell, indem Sie ein HRIS oder eine Verzeichnislösung für die automatische Synchronisierung verbinden oder Benutzer aus einer Datei importieren.
Halten Sie Ihr
Verzeichnis befüllt und aktuell,
ausgehend von dem System, das die maßgebliche Quelle dafür ist, wer zu Ihrer Organisation gehört. Dafür
gibt es zwei Möglichkeiten:
Ein Quellsystem verbinden
Verknüpfen Sie eine Live-Quelle (ein HRIS wie Workday oder BambooHR oder
eine andere Verzeichnislösung), und Iru ruft Benutzer daraus ab und synchronisiert nach
Zeitplan, wobei Benutzer selbstständig erstellt, aktualisiert und entfernt werden. Weitere Anbieter
folgen.
Eine Datei importieren (manuell)
Kein direkter Konnektor für Ihr System? Exportieren Sie Ihre Benutzer in eine CSV-Datei (aus einem
älteren HR-System, einem Student Information System (SIS) oder allem, woraus Sie
eine Datei erzeugen können) und laden Sie sie hoch. Laden Sie einen aktualisierten Export erneut hoch, wann immer sich Ihre
Liste ändert, um Benutzer aktuell zu halten.
Wenn Sie eine Live-Quelle verbinden, fließen Aktualisierungen selbstständig in Iru ein. Wenn also
jemand eingestellt wird, die Rolle wechselt oder ausscheidet, folgt Ihr Verzeichnis ohne manuellen
Aufwand. Der Rest dieses Leitfadens behandelt das Verbinden eines Quellsystems; für den manuellen
Weg siehe CSV-Import.Derzeit können Sie die HR-Systeme Workday und BambooHR verbinden; weitere
Anbieter (einschließlich anderer Verzeichnislösungen) folgen. Die Einrichtung ist für jeden derselbe
geführte Ablauf; nur wenige Schritte unterscheiden sich je nach Anbieter.
Für das Verbinden eines Quellsystems benötigen Sie Administratorzugriff auf Ihren Iru-Mandanten und ein
Administratorkonto für dieses System. Je nach Anbieter geben Sie entweder
Integrationsanmeldedaten in Iru ein oder autorisieren Iru im eigenen
Zustimmungsfenster des Anbieters. Die Verbindung liest Benutzer nur aus der Quelle; sie
schreibt niemals dorthin zurück.
Verbundene Quellen werden unter Directory auf dem Tab „Sync“ aufgelistet.
Verbinden: Geben Sie Anmeldedaten in Iru ein (Workday) oder autorisieren Sie Iru bei Ihrem Anbieter
(BambooHR), damit es Ihre Benutzerdaten lesen kann.
Konfigurieren (nur bei einigen Anbietern): Teilen Sie Iru mit, wo sich Ihre Daten befinden.
Ordnen Sie die Felder der Quelle den Iru-Feldern zu.
Aktivieren: Schalten Sie die Synchronisierung ein und wählen Sie, wie oft sie ausgeführt wird.
Sobald eine Verbindung aktiviert ist, synchronisiert Iru im von Ihnen festgelegten Intervall, von alle
30 Minuten bis zu einmal pro Woche, oder nur manuell, wenn Sie
Synchronisierungen lieber selbst mit Jetzt synchronisieren ausführen möchten.
Ihr Quellsystem ist führend. Nach der Verbindung ist es die maßgebliche Instanz für Benutzerdaten;
Iru spiegelt wider, was es sendet.
Jeder Benutzer benötigt eine stabile ID. Sie wählen ein Feld, das jeden Benutzer eindeutig und
dauerhaft identifiziert, sodass Iru immer den richtigen Datensatz aktualisiert.
Sie entscheiden, wie Felder zusammenpassen. Iru rät nicht. Sie ordnen jedes Quellfeld
dem passenden Iru-Feld zu und können Werte mit IQL transformieren, wenn sie nicht
eins zu eins übereinstimmen.
Wählen Sie unter Directory → Sync die Option Connect Source und wählen Sie Ihren Anbieter:
Workday oder BambooHR.
Connect Source listet die Quellsysteme auf, die Sie verbinden können.
2
Mit Ihrem Anbieter verbinden
Geben Sie der Verbindung einen Anzeigenamen (und optional eine Beschreibung) und gewähren Sie
Iru dann Lesezugriff auf Ihren Anbieter. Wie das funktioniert, hängt vom Anbieter ab:
Workday: Geben Sie in Iru den Instanz-Host, den Workday-Mandanten, den Integration System User
und das Passwort ein.
BambooHR: Geben Sie in Iru Ihre Unternehmensdomäne ein und autorisieren Sie dann in einem
BambooHR-Fenster. Melden Sie sich bei BambooHR an und wählen Sie auf dem Bildschirm
Share access with Iru Identity die Option Zugriff zulassen. Ihre BambooHR-Anmeldedaten gehen an
BambooHR, nicht an Iru, und es muss kein API-Schlüssel eingegeben werden. Schließen Sie die Autorisierung
innerhalb von 15 Minuten ab oder kehren Sie zu Iru zurück und starten Sie die Verbindung erneut.
Die genauen Felder und Bildschirme finden Sie in den Anbieterleitfäden.
Workday-Verbindung: In Iru eingegebene Anmeldedaten des Integration System User.
Verwenden Sie nach Möglichkeit ein dediziertes Admin- bzw. Integrationskonto, damit die Verbindung
unabhängig vom Status eines einzelnen Benutzers weiter funktioniert.
3
Konfigurieren, wo sich Ihre Daten befinden (einige Anbieter)
Bei einigen Anbietern müssen Sie Iru auf die richtige Datenquelle verweisen. Workday fragt
nach dem Berichtsnamen, der die gewünschten Mitarbeiterfelder bereitstellt; der Integration
System User aus dem vorherigen Schritt führt diesen Bericht aus. BambooHR liest
sein Standard-Mitarbeiterverzeichnis und überspringt diesen Schritt daher. Siehe die
Anbieterleitfäden unten.
4
Ihre Daten Iru zuordnen
Iru liest die Felder, die Ihr Anbieter bereitstellt, und stellt sie für die
Zuordnung dar. Siehe Ihre Daten zuordnen unten.
5
Abschließen und aktivieren
Speichern Sie Ihre Zuordnungen, um die Einrichtung abzuschließen. Eine neue Verbindung ist zunächst deaktiviert, sodass
nichts synchronisiert wird, bis Sie sie geprüft haben. Wählen Sie dann Aktivieren, um den ersten
Import auszuführen. Legen Sie das Synchronisierungsintervall auf dem Tab „Configuration“ der Verbindung fest oder belassen Sie
es auf Manual only und verwenden Sie Jetzt synchronisieren, wenn Sie eine Aktualisierung wünschen.
Wählen Sie das Feld, das jeden Benutzer eindeutig identifiziert, häufig eine Personalnummer oder
eine ähnliche stabile Kennung. Iru benötigt einen stabilen Wert pro Benutzer, um bei jeder Synchronisierung den
richtigen Datensatz zu aktualisieren, selbst wenn sich Namen oder E-Mail-Adressen ändern.
Wählen Sie etwas, das sich für einen Benutzer nie ändert. Sobald Sie die Verbindung speichern,
kann die eindeutige Kennung nicht mehr geändert werden. Eine Änderung würde verhindern, dass Iru
die bereits importierten Benutzer erkennt.
Wählen Sie für jedes Iru-Attribut das Quellfeld, das es befüllen soll. Vier Attribute
sind erforderlich und werden immer zugeordnet:
E-Mail
Vorname
Nachname
Benutzername
Jedes Attribut, das Sie in Ihrem
Schema als erforderlich markiert haben, ist auch hier erforderlich. Alles
andere ist optional, aber durch die Zuordnung erhalten Sie ein vollständiges Bild jedes Benutzers:
Titel, Abteilung, Vorgesetzte, Standort und mehr.
Die meisten Felder werden einfach ausgewählt. Wenn der gewünschte Wert aus einem Feld gebildet
werden muss, statt unverändert kopiert zu werden, schreiben Sie stattdessen einen kurzen IQL-Ausdruck. Während
der Eingabe schlägt Iru die verfügbaren Felder vor und prüft Ihren Ausdruck, sodass Sie
einen Tippfehler oder ein fehlendes Feld vor dem Speichern bemerken, nicht erst während einer Synchronisierung. Die vollständige Syntax finden Sie unter
Attributzuordnung und
IQL-Ausdrücke.
IQL liest einen Feldnamen als Code. Ein Name ohne Klammern funktioniert, wenn er ein gültiger IQL-Bezeichner
ist: Er beginnt mit einem ASCII-Buchstaben oder Unterstrich, und jedes weitere
Zeichen ist ein ASCII-Buchstabe, eine Ziffer oder ein Unterstrich. first_name erfüllt dies, daher
schreiben Sie es unverändert. Ein Punkt verbindet gültige Namen, um auf einen verschachtelten Wert zuzugreifen, wie in
name.givenName. Ein Feld, dessen eigener Name einen Punkt enthält, ist ein einzelner Schlüssel, daher schlagen Sie
es als __source["name.givenName"] nach.Manche Quellsysteme senden Namen, die nicht dieser Regel entsprechen:
Namen mit Leerzeichen, Bindestrichen, Doppelpunkten oder anderen Symbolen, etwa Email - Work oder
urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department
Namen, die zugleich IQL-Schlüsselwörter sind, etwa in, null, true oder if
Ohne Klammern geschrieben wird Email - Work als Email minus Work gelesen und in als
Mitgliedschaftsoperator. Um das Feld zu lesen, schlagen Sie es über seinen exakten Namen in __source nach, einer
Map aller Felder der Quelle:
__source["Email - Work"]
Wenn Sie eines dieser Felder im Zuordnungseditor auswählen oder eingeben, schreibt Iru es
in __source["…"] um. Sie können diese Form für jedes Feld verwenden, und sie funktioniert innerhalb eines
längeren Ausdrucks wie jeder andere Wert:
__source["Email - Work"].lowerAscii()
Wenn ein Feldname ein doppeltes Anführungszeichen (") oder einen Backslash (\) enthält, setzen Sie innerhalb der Klammern einen
Backslash vor jedes dieser Zeichen. Ein Feld namens Title "Legal"
wird als __source["Title \"Legal\""] geschrieben. Der Editor fügt diese Backslashes hinzu, wenn
er das Feld umschreibt.Gängige Beispiele (verwenden Sie die Feldnamen Ihres Anbieters):
Einen Benutzernamen aus einer E-Mail-Adresse bilden (alles vor dem @):
email.split("@")[0]
Zwei Felder zu einem Wert kombinieren:
firstName + " " + lastName
Ein Feld bevorzugen, auf ein anderes zurückgreifen, wenn das erste leer ist:
optional.ofNonZeroValue(workEmail).orValue(homeEmail)
Wenn Sie ein Textfeld transformieren, das leer sein kann, sichern Sie den Wert ab, damit der Ausdruck trotzdem ausgeführt wird. Umschließen Sie ihn vor der Transformation mit optional.ofNonZeroValue(...).orValue(""). Beispielsweise leiten Sie einen Benutzernamen nur ab, wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist:
optional.ofNonZeroValue(email).orValue("").split("@")[0]Ein leerer oder Null-Wert in der Zuordnung für ein benutzerdefiniertes Attribut vom Typ Boolean, Date, Integer oder Decimal führt nicht zum Fehlschlagen der Synchronisierung. Er löscht den vorhandenen Wert. Siehe Leere zugeordnete Werte.
Nach der Aktivierung synchronisiert Iru im gewählten Intervall und gleicht Ihr Verzeichnis
mit dem Quellsystem ab:
Änderung in der Quelle
Was Iru tut
Ein neuer Benutzer erscheint
Erstellt einen entsprechenden Benutzer in Ihrem Verzeichnis
Die Angaben eines Benutzers ändern sich
Aktualisiert die Profilattribute des Benutzers
Ein Benutzer ist nicht mehr vorhanden
Entfernt den Benutzer aus Ihrem Verzeichnis
Wenn Profile eintreffen und sich ändern, aktualisieren Auto Groups
ihre Mitgliedschaft automatisch, sodass der Zugriff den Benutzern ohne manuellen
Aufwand folgt.
Die Effective Users einer Verbindung: die Benutzer, die derzeit aus der Quelle synchronisiert sind.
Synchronisierungszeitplan und bedarfsgesteuerte Synchronisierung
Legen Sie auf dem Tab Konfiguration einer Verbindung die Sync frequency mit dem
Steuerelement Interval fest. Wählen Sie, wie oft Iru das aktuelle Verzeichnis abruft, oder stellen Sie es auf
Manual only und synchronisieren Sie bei Bedarf.Verfügbare Intervalle:
Nur manuell (keine automatische Synchronisierung)
Alle 30 Minuten
Jede Stunde
Alle 2 Stunden
Alle 4 Stunden
Alle 8 Stunden
Alle 12 Stunden
Jeden Tag
Alle 2 Tage
Jede Woche
Festlegen, wie oft Iru die Verbindung synchronisiert.
Verwenden Sie auf dem Tab Synchronisieren die Option Jetzt synchronisieren, um sofort einen Lauf zu starten, und Refresh, um
die Liste der Synchronisierungsläufe neu zu laden. Jeder Lauf liest alle Personen aus Ihrer Verzeichnisquelle und
fügt sie in Iru hinzu oder aktualisiert sie. Wählen Sie einen Lauf aus, um zu sehen, was er getan hat und was er
nicht synchronisieren konnte. Ein fehlgeschlagener Lauf wird bei der nächsten geplanten Synchronisierung erneut versucht.
Erneut authentifizieren: Neue Anmeldedaten übermitteln oder den Zugriff bei Ihrem
Anbieter erneut genehmigen, wenn die Verbindung abläuft oder abgelehnt wird, ohne Ihre
Zuordnungen zu verändern.
Konfiguration oder Zuordnungen bearbeiten: Anpassen, was importiert wird, wenn sich Ihre Anforderungen
weiterentwickeln.
Das Synchronisierungsintervall festlegen oder Jetzt synchronisieren ausführen.
Force attribute sync (Workday): Die neuesten verfügbaren Felder aus
Ihrem Bericht ohne Wartezeit erneut einlesen.
Aktivität, Effective Users und Synchronisierungsfehler prüfen: Sehen, was einfließt,
und alles erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert.
Die Verbindung aktivieren oder deaktivieren oder sie entfernen.
Die Detailseite einer Verbindung: Status, Verbindungszustand und Erneut authentifizieren.
Verbindungsstatus und erneute Authentifizierung
In der Liste unter Directory → Sync zeigt jede Verbindung an, ob sie
Enabled oder Disabled ist, sowie einen Wert für den Verbindungszustand:
Zustand
Bedeutung
Verbunden
Iru ist berechtigt, aus der Quelle zu lesen.
Needs re-authentication
Die Anmeldedaten oder die Anbieterautorisierung fehlen, sind abgelaufen, widerrufen oder abgelehnt. Authentifizieren Sie sich erneut, damit die Synchronisierung erfolgreich sein kann.
Not connected
Die Verbindung ist nicht zur Authentifizierung bereit (zum Beispiel, weil die Einrichtung unvollständig geblieben ist).
Auf dem Tab Konfiguration der Verbindung zeigt Connection details denselben
Zustand für diesen Anbieter an. Verwenden Sie Erneut authentifizieren, um aktuelle Anmeldedaten einzugeben oder
den Zugriff beim Anbieter erneut zu genehmigen. Ihre Attributzuordnung ist davon nicht betroffen.
BambooHR: Melden Sie sich in dem von Iru geöffneten Fenster erneut bei BambooHR an und wählen Sie dann
Zugriff zulassen.
Workday: Geben Sie Integration user und Passwort erneut ein.
Erneute Authentifizierung von Workday mit aktuellen Anmeldedaten des Integration System User.
Synchronisierungsfehler
Synchronisierungsprobleme treten in zwei Phasen auf. Zu wissen, welche Phase fehlgeschlagen ist, zeigt Ihnen, wo
Sie zuerst nachsehen sollten.
Fehler in der Abrufphase treten auf, wenn Iru nicht aus der Quelle lesen kann: falsche oder
abgelaufene Anmeldedaten, eine abgelaufene oder widerrufene Anbieterautorisierung, eine
nicht erreichbare Instanz, ein fehlender Bericht oder ein abgelehnter API-Aufruf. Beheben Sie die
Verbindung (häufig mit Erneut authentifizieren oder durch Korrektur der Berichts- oder
Domäneneinstellungen) und führen Sie die Synchronisierung dann erneut aus.
Fehler in der Anwendungsphase (Synchronisierung) treten auf, nachdem Iru die Datensätze erhalten hat, aber
einen bestimmten Benutzer in Ihrem Verzeichnis nicht erstellen oder aktualisieren kann. Iru erfasst einen Synchronisierungsfehler,
den Sie prüfen können: wann er aufgetreten ist, den betroffenen Benutzer, die von Iru
versuchte Aktion, einen Fehlercode und eine Meldung. Wenn viele Datensätze mit demselben
Fehler fehlschlagen, liegt die Ursache meist in einer Zuordnung: ein nicht zugeordnetes erforderliches Attribut oder eine
eindeutige Kennung, die tatsächlich nicht eindeutig ist. Korrigieren Sie die Zuordnung und lassen Sie dann die
nächste Synchronisierung laufen.
Eine fehlgeschlagene Synchronisierung auf dem Tab „Activity“ mit vollständigen Fehlerdetails. Hier wurde ein Datensatz abgelehnt, weil ein erforderliches Attribut fehlte.
