Gestión de políticas

La página Policies es donde los administradores crean, publican y realizan el seguimiento de las confirmaciones de lectura de las políticas de seguridad y cumplimiento. En la barra de navegación izquierda, expande Cumplimiento y selecciona Policies.

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Gestión de políticas

El módulo Policies gestiona los documentos de políticas de seguridad y cumplimiento de tu organización, desde el borrador hasta la publicación y la confirmación de lectura por parte de los empleados. Puedes añadir una política desde la Policy Library (plantillas alineadas con marcos habituales), generar un primer borrador con Iru AI a partir de una plantilla usando el perfil de tu organización y el formulario de configuración, o cargar un PDF o DOCX existente. Los borradores se pueden editar hasta que los publicas. Al publicar, la política se asigna a todos los usuarios de tu tenant para que confirmen su lectura. Las políticas se conectan con tu programa de cumplimiento a través de las Acciones. Adjunta una política publicada o cargada a una acción para usarla como evidencia del marco. Consulta Cómo se relacionan las políticas con los marcos. Los administradores trabajan en Compliance → Policies (pestañas Mis políticas y Usuarios). Los empleados leen y confirman la lectura de las políticas asignadas desde My assigned policies, una vista independiente de la de administración. Consulta Confirmaciones de lectura de políticas. Quién puede crear, publicar o ver políticas depende del rol. Consulta Permisos de Compliance.

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La página Policies

Abre Policies desde la navegación izquierda. La página tiene dos pestañas:

• Mis políticas: todas las políticas de tu organización, agrupadas por categoría.
• Usuarios: progreso de las confirmaciones de lectura por persona. Consulta Confirmaciones de lectura de políticas.

La barra lateral de categorías filtra las políticas por las mismas nueve categorías que se muestran en la biblioteca: Governance & Risk, Access Control & Identity, Data Protection & Privacy, Security Operations, Vendor & Third-Party, Infrastructure & Network, Software Development, People & Workforce y Business Continuity. Usa Buscar por nombre de política o de archivo… para buscar una política por su nombre.

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Estado de la política

Cada política está en estado Borrador o Published. Usa el Audit log de la página de detalle de la política para ver quién la cambió y cuándo.

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Qué ocurre al publicar

Cuando seleccionas Publicar, ocurren tres cosas: Los usuarios ven la nueva asignación la próxima vez que abren My assigned policies. Los recuentos de confirmaciones de lectura de la página de detalle de la política y de las tarjetas de Mis políticas se actualizan de inmediato (por ejemplo, 2 de 85 confirmadas).

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Formas de añadir una política

Puedes añadir una política desde la biblioteca, cargando un archivo o desde Artefactos. Cada vía empieza en un lugar distinto de la interfaz:

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Completar el formulario de configuración y generar

Antes de poder generar una política a partir de una plantilla:

• El Organization Profile debe estar completo. Iru lo usa para rellenar previamente el formulario de configuración. Si faltan campos obligatorios, se te pedirá que los completes antes de que empiece la generación.
• Necesitas permiso para crear y editar borradores de políticas. Consulta Permisos de Compliance.

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Generar a partir de una plantilla

La Policy Library incluye plantillas predefinidas sobre temas habituales en SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA, CIS y otros marcos. Desde Policies → Mis políticas, selecciona + Add a policy arriba a la derecha. La biblioteca se abre en lugar de la lista de políticas. La barra lateral de categorías filtra las plantillas: Todo, Governance & Risk, Access Control & Identity, Data Protection & Privacy, Security Operations, Vendor & Third-Party, Infrastructure & Network, Software Development, People & Workforce y Business Continuity. Usa Buscar por nombre de plantilla de política… para buscar una plantilla por su nombre (por ejemplo, “Incident Response” o “Encryption”). Cada tarjeta de plantilla muestra el nombre de la política, una breve descripción, las etiquetas de marcos e In use o Not used. Pasa el cursor sobre una tarjeta para ver Use this template y Upload policy:

• Etiquetas de marcos, por ejemplo, SOC 2 • ISO 27001. Indican para qué marcos se redactó la plantilla. No vinculan tu política con esos marcos. Adjunta la política publicada a las acciones después de publicarla.
• In use o Not used: si tu organización ya tiene una política creada a partir de esta plantilla. Iru no bloquea los duplicados; In use significa que ya existe una política creada a partir de esta plantilla.

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Acerca del borrador generado

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Editar un borrador generado

Después de cargar todas las secciones, revisa el borrador antes de publicarlo. Comprueba que los roles y las herramientas coinciden con tu organización y que el proceso de excepciones refleja tus valores predeterminados. La página de detalle de la política muestra Generando la política… hasta que las secciones están listas. La tarjeta Generation inputs enumera las respuestas del formulario de configuración usadas para este borrador. Usa las flechas arriba y abajo de la esquina superior derecha para moverte entre políticas sin volver a Mis políticas. Puedes editar un borrador generado de dos maneras: Intercambios en línea de respuestas. Los fragmentos procedentes de tus selecciones en el formulario de configuración (ámbito, clasificación, responsable, frecuencia de revisión y campos similares) aparecen resaltados con un degradado. Pasa el cursor o selecciona un fragmento resaltado para abrir una ventana emergente en la que puedes cambiar a otra opción del mismo campo (p. ej., Quarterly → Annual) o ver de qué campo procede el texto (p. ej., “Review frequency”). Cada intercambio se registra en el registro de auditoría de la política. Edición de texto libre. Selecciona cualquier punto de un párrafo, un encabezado o un elemento de lista y empieza a escribir. Al editar un fragmento resaltado, se elimina el degradado. Una vez que has reescrito el texto generado con tus propias palabras, se convierte en texto normal. Las ediciones de texto libre se registran en el registro de auditoría. Después de que se cargue la primera sección, aparece una barra de herramientas encima del editor: Cuando el cursor está en un párrafo o un encabezado, aparece un botón de inserción en el margen izquierdo junto al bloque. Selecciónalo para añadir un párrafo, un encabezado o una lista debajo del bloque actual. Los borradores se guardan automáticamente mientras editas. Cuando todas las secciones estén cargadas y el borrador esté listo, selecciona Publicar. Consulta Qué ocurre al publicar.

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Cargar política

Usa esta vía cuando tu política ya está redactada y guardada como PDF o DOCX. Cargas el archivo terminado; Iru no genera contenido a partir de la plantilla. Elige una tarjeta de plantilla de la misma categoría que tu documento para que Iru archive la política en el tema correcto. La carga crea una política en estado Borrador (consulta Estado de la política). El archivo se abre como vista previa de solo lectura en la página de detalle de la política. Para cambiar el contenido más adelante, edita el archivo de origen en tu herramienta de edición y añade una nueva política con el archivo actualizado. No puedes volver a cargar un archivo en un registro existente. Cuando la nueva versión esté lista, usa Unpublish policy o Delete upload en la original.

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Cargar una política personalizada

Usa esta vía cuando tu documento no coincida con ninguna plantilla de la biblioteca. Una política personalizada es una política que cargas y que no se basa en una plantilla de la Policy Library. Aun así, puedes archivarla en cualquier categoría de políticas (o en Personalizado). En la parte inferior de Add a policy, debajo de las categorías de plantillas, hay un mosaico Upload a custom policy. Selecciona + Start custom policy para abrir el panel de carga. El resultado es una política con la categoría Personalizado, salvo que elijas otra categoría en la página de detalle de la política. La carga crea una política en estado Borrador. Aparece en ambos lugares a la vez:

• Pestaña Artifacts: se puede filtrar por Type = Policy.
• Policies → Mis políticas: muestra la política con la categoría Personalizado (o la categoría que hayas elegido). Si no elegiste una de las nueve categorías de la barra lateral, usa Todo o la búsqueda para encontrarla.

Las ediciones en cualquiera de las dos vistas actualizan el mismo registro. Categoría: se puede editar desde la página de detalle de la política mientras está en Draft. Los administradores pueden elegir cualquier categoría o volver a moverla a Custom. El menú desplegable se oculta una vez que la política está en Published. Tipo: se puede cambiar desde la pestaña Artifacts después de la carga:

• Cambiarla a otro tipo (Procedure, Register, Other) elimina el registro de la política y la oculta de la pestaña Policies.
• Convertir un artefacto que no es una política en una política solo se permite si el archivo es un PDF o DOCX. Los demás formatos deben sustituirse primero.

Para actualizar el archivo, edítalo localmente, cárgalo como una nueva política y, a continuación, usa Unpublish policy o Delete upload en la original.

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Cargar desde Artifacts

Desde Artefactos, selecciona + Add artifact(s), adjunta un PDF o DOCX y establece Artifact type en Policy. Elige Policy type (cualquier categoría de la biblioteca o Personalizado), revisa Mapped action(s) y, a continuación, selecciona Add artifact.

• Elegir una categoría: la política se archiva en esa categoría.
• Dejarla en blanco o elegir Custom: Iru archiva la política en la categoría Custom.

La carga crea una política en estado Borrador que aparece en Policies → Mis políticas y en la pestaña Artefactos, igual que con Cargar una política personalizada. Consulta Gestión de artefactos para obtener información sobre la carga de artefactos en general.

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La página de detalle de la política

Abre cualquier política desde Mis políticas. En la parte superior de la página verás el nombre de la política, el estado (Borrador o Published), la categoría, la descripción y las insignias de las acciones adjuntas. Cambia la categoría mientras la política sigue en Borrador; selecciona una insignia para abrir esa acción. Publicar aparece en los borradores. Abre el menú de puntos suspensivos (⋯) para ver las acciones de borrador: Eliminar en un borrador generado y Delete upload en un borrador cargado o personalizado. En una política publicada, elige Unpublish generated policy o Unpublish policy para devolverla a borrador. Las flechas arriba y abajo te llevan a la política anterior o siguiente de la lista sin volver a Mis políticas. El documento de la política aparece debajo de ese encabezado. Los PDF y archivos DOCX cargados se abren como vistas previas de solo lectura. Las políticas generadas a partir de una plantilla se abren en el editor; consulta Editar un borrador generado. A la derecha, Policy lifecycle muestra el estado de generación o del borrador y, después de la publicación, el progreso de las confirmaciones de lectura (por ejemplo, 2 de 85 confirmadas). Propietario muestra quién mantiene la política. Audit log registra quién cambió la política y cuándo. En los borradores generados, la tarjeta Generation inputs muestra las respuestas del formulario de configuración usadas para crear la política.

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Cómo se relacionan las políticas con los marcos

Una política no se vincula directamente a un marco. El vínculo pasa por las acciones: Política → adjunta a → acción → pertenece a → control → pertenece a → marco Para que una política cuente para un marco, adjúntala a una o varias acciones de ese marco. Las políticas adjuntas aparecen como evidencias en la página de detalle de cada acción. Esas acciones aparecen como insignias en la página de detalle de la política.

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Cómo se crean los adjuntos

Iru crea estos adjuntos de dos maneras:

• Automáticamente, al cargar. Cuando cargas un archivo como política (desde Artefactos, con Upload policy en una tarjeta de plantilla de la biblioteca o con Upload a custom policy), Iru compara el archivo con las acciones de tus marcos activos y lo adjunta donde encaja. Revisa los adjuntos en el panel de carga o en la página de detalle de la política; elimina los que no correspondan o añade más manualmente.
• Manualmente, en cualquier momento. Desde la página de detalle de cualquier acción, adjunta una política existente (u otro artefacto) como evidencia. Úsalo para las acciones que Iru no haya detectado o para las políticas que no se cargaron a través de Iru.

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Dónde aparecen los marcos

• En la Policy Library, cada tarjeta de plantilla muestra “SOC 2 • ISO 27001” o algo similar. Son metadatos del catálogo. Describen para qué marcos se redactó la plantilla, no un vínculo con tus marcos activos.
• En el formulario de configuración, el paso Compliance frameworks da forma al contenido generado (por ejemplo, cláusulas específicas de GDPR cuando se selecciona GDPR) y guarda una instantánea en el borrador. No vincula la política publicada con esos marcos.
• En la página de detalle de la política, el vínculo con el marco es la fila de insignias de acciones. Cada insignia muestra una acción adjunta y su marco.

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Eliminar una política

La eliminación de una política es permanente. Abre el menú de puntos suspensivos (⋯) y elige Eliminar en un borrador generado o Delete upload en un borrador cargado o personalizado. Esto elimina el archivo, el registro de la política y todo el historial de auditoría de ese artefacto. No se puede deshacer. Para devolver una política publicada a borrador, abre el menú de puntos suspensivos (⋯) y elige Unpublish generated policy o Unpublish policy.

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Confirmaciones de lectura de políticas

Cuando publicas una política, Iru la asigna a todos los usuarios de tu tenant y registra quién confirma su lectura y cuándo. Realiza el seguimiento del progreso en Policies → Users y en la página de detalle de cada política publicada.

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La pestaña Users

Cada política publicada se asigna a todos los usuarios de tu tenant cuando la publicas. No hay un selector de destinatarios por política. Abre Policies → Users (la segunda pestaña). La tabla enumera a cada usuario con su progreso de confirmaciones de lectura: Usa Search by name or email para filtrar la tabla. Junto a la barra de búsqueda hay dos filtros desplegables:

• Role: filtra por rol del tenant (Administrador, Auditor, Collaborator o Employee). Abre el menú desplegable, selecciona uno o varios roles y usa Clear para restablecer el filtro.
• Policy: filtra a los usuarios a los que se ha asignado una política concreta. Abre el menú desplegable, busca o selecciona una o varias políticas por su nombre y usa Clear para restablecer el filtro.

Puedes combinar la búsqueda y los filtros de rol y de política. Selecciona Exportar para descargar un CSV de la lista filtrada actual:

• Export by user: una fila por usuario. Las columnas incluyen Nombre, Correo electrónico, Acknowledged, Total assigned y una columna por cada política asignada. La columna de una política muestra la fecha de confirmación cuando el usuario ha confirmado la lectura de esa política; en caso contrario, aparece vacía.
• Export by policy: una fila por política. Las columnas incluyen Policy, Total users assigned, Total users acknowledged y Acknowledged users (nombre y correo electrónico de cada usuario que confirmó la lectura).

La columna Acknowledged muestra cuántas de las políticas asignadas ha completado cada usuario (N / total). El resumen de confirmaciones también aparece en la página de detalle de cada política publicada, en la tarjeta Lifecycle de la barra lateral derecha (por ejemplo, 7 de 10 confirmadas). Iru envía correos electrónicos de recordatorio todos los lunes a los usuarios que todavía tienen confirmaciones de lectura de políticas pendientes. Selecciona My assigned policies → en la parte superior derecha de Policies para previsualizar la vista de los empleados. Selecciona ← Back to admin view para volver.

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My assigned policies

Cuando se te asigna una política, aparece aquí la próxima vez que abres la vista. Abre My assigned policies desde la página Policies (My assigned policies →) o desde tu punto de entrada de navegación para empleados, si tu tenant lo ofrece.

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Confirmar la lectura de una política

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