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Verwaltung von Richtlinien
Das Modul Policies verwaltet die Sicherheits- und Compliance-Richtliniendokumente Ihrer Organisation vom Entwurf über die Veröffentlichung bis zur Bestätigung durch die Mitarbeitenden. Sie können eine Richtlinie aus der Policy Library hinzufügen (Vorlagen, die auf gängige Frameworks abgestimmt sind), mit Iru AI aus einer Vorlage anhand Ihres Organisationsprofils und des Einrichtungsformulars einen ersten Entwurf generieren oder eine vorhandene PDF- oder DOCX-Datei hochladen. Entwürfe bleiben bis zur Veröffentlichung bearbeitbar. Wenn Sie veröffentlichen, wird die Richtlinie jedem Benutzer in Ihrem Mandanten zur Bestätigung zugewiesen. Richtlinien sind über Aktionen mit Ihrem Compliance-Programm verbunden. Hängen Sie eine veröffentlichte oder hochgeladene Richtlinie an eine Action an, um sie als Framework-Nachweis zu verwenden. Siehe Wie Richtlinien mit Frameworks zusammenhängen. Admins arbeiten unter Compliance → Policies (Tabs Meine Richtlinien und Benutzer). Mitarbeitende lesen und bestätigen zugewiesene Richtlinien unter My assigned policies, getrennt von der Admin-Ansicht. Siehe Bestätigung von Richtlinien. Wer Richtlinien erstellen, veröffentlichen oder anzeigen kann, hängt von der Rolle ab. Siehe Compliance-Berechtigungen.Die Seite Policies
Öffnen Sie Policies über die linke Navigation. Die Seite hat zwei Tabs:- Meine Richtlinien: Alle Richtlinien Ihrer Organisation, nach Kategorie gruppiert.
- Benutzer: Bestätigungsfortschritt nach Person. Siehe Bestätigung von Richtlinien.
Richtlinienstatus
Jede Richtlinie hat entweder den Status Entwurf oder Published.
Verwenden Sie das Audit log auf der Richtlinien-Detailseite, um zu sehen, wer die Richtlinie wann geändert hat.
Was beim Veröffentlichen passiert
Wenn Sie Veröffentlichen wählen, geschehen drei Dinge:1
Der Richtlinienstatus wird zu Published
Der Richtlinienstatus wechselt zu Published. Der aktuelle Inhalt wird zur maßgeblichen, zitierfähigen Version.
2
Die Richtlinie wird jedem Benutzer zugewiesen
Die Richtlinie wird automatisch jedem Benutzer in Ihrem Mandanten zugewiesen. Jeder Benutzer sieht sie unter Assigned in My assigned policies, bis er sie bestätigt.
3
Das Veröffentlichungsereignis wird protokolliert
Ein Veröffentlichungsereignis wird in das Audit-Protokoll geschrieben und hält fest, wer wann veröffentlicht hat.
Benutzer, die nach der Veröffentlichung einer Richtlinie zu Ihrem Mandanten hinzugefügt werden, werden bestehenden Richtlinien nicht automatisch nachträglich zugewiesen. Um sie einzubeziehen, veröffentlichen Sie die Richtlinie bei der nächsten Änderung erneut.
Möglichkeiten, eine Richtlinie hinzuzufügen
Sie können eine Richtlinie aus der Bibliothek, durch Hochladen einer Datei oder über Artefakte hinzufügen. Jeder Weg beginnt an einer anderen Stelle der Oberfläche:Einrichtungsformular ausfüllen und generieren
Bevor Sie eine Richtlinie aus einer Vorlage generieren können:- Das Organization Profile muss ausgefüllt sein. Iru verwendet es, um das Einrichtungsformular vorab auszufüllen. Wenn Pflichtfelder fehlen, werden Sie aufgefordert, sie vor Beginn der Generierung zu ergänzen.
- Sie benötigen die Berechtigung, Richtlinienentwürfe zu erstellen und zu bearbeiten. Siehe Compliance-Berechtigungen.
Aus Vorlage generieren
Die Policy Library enthält vorgefertigte Vorlagen für Themen, die in SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA, CIS und anderen Frameworks üblich sind. Wählen Sie unter Policies → Meine Richtlinien oben rechts + Add a policy. Die Bibliothek wird anstelle der Richtlinienliste geöffnet. Die Kategorie-Seitenleiste filtert Vorlagen: Alle, Governance & Risk, Access Control & Identity, Data Protection & Privacy, Security Operations, Vendor & Third-Party, Infrastructure & Network, Software Development, People & Workforce und Business Continuity. Verwenden Sie Nach Namen der Richtlinienvorlage suchen…, um eine Vorlage nach Namen zu finden (zum Beispiel „Incident Response“ oder „Encryption“). Jede Vorlagenkarte zeigt den Richtliniennamen, eine kurze Beschreibung, Framework-Kennzeichnungen und In use oder Not used. Fahren Sie mit der Maus über eine Karte, um Use this template und Upload policy anzuzeigen:- Framework-Kennzeichnungen, zum Beispiel SOC 2 • ISO 27001. Sie zeigen, für welche Frameworks die Vorlage geschrieben wurde. Sie verknüpfen Ihre Richtlinie nicht mit diesen Frameworks. Hängen Sie die veröffentlichte Richtlinie nach der Veröffentlichung an Actions an.
- In use oder Not used: ob Ihre Organisation bereits eine Richtlinie aus dieser Vorlage hat. Iru verhindert keine Duplikate; In use bedeutet, dass bereits eine Richtlinie aus dieser Vorlage existiert.
1
Vorlage auswählen
Öffnen Sie Policies → + Add a policy, suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Bibliothek, fahren Sie mit der Maus darüber und wählen Sie Use this template.
2
Vorlagenspezifische Fragen beantworten
Bestätigen oder aktualisieren Sie unter Policy settings die Felder für diese Vorlage. Aktivieren Sie Optional sections to include in generation, wenn Sie zusätzliche Abschnitte im Entwurf wünschen.
3
Gemeinsame Einstellungen bestätigen
Prüfen Sie Policy type settings und All policies settings. Ändern Sie alles, was nicht zu Ihrer Organisation passt.
4
Entwurf generieren
Wählen Sie Generate policy.
5
Entwurf laden
Wählen Sie Load all, oder verwenden Sie Load next section und nach dem Laden des letzten Abschnitts Finish.
6
Bearbeiten und veröffentlichen
Prüfen Sie den Entwurf, bearbeiten Sie ihn nach Bedarf (siehe Generierten Entwurf bearbeiten) und wählen Sie dann Veröffentlichen.
Über den generierten Entwurf
Generierten Entwurf bearbeiten
Nachdem Sie alle Abschnitte geladen haben, prüfen Sie den Entwurf vor der Veröffentlichung. Prüfen Sie, ob Rollen und Tools zu Ihrer Organisation passen und ob der Ausnahmeprozess Ihren Standardvorgaben entspricht. Die Richtlinien-Detailseite zeigt Richtlinie wird erstellt…, bis die Abschnitte bereit sind. Die Karte Generation inputs listet die Antworten aus dem Einrichtungsformular auf, die für diesen Entwurf verwendet wurden. Verwenden Sie die Pfeile nach oben und unten oben rechts, um zwischen Richtlinien zu wechseln, ohne zu Meine Richtlinien zurückzukehren. Sie können einen generierten Entwurf auf zwei Arten bearbeiten: Direktes Austauschen von Eingaben. Textabschnitte aus Ihren Auswahlen im Einrichtungsformular (Geltungsbereich, Klassifizierung, Verantwortlicher, Überprüfungshäufigkeit und ähnliche Felder) erscheinen mit einer Farbverlaufshervorhebung. Fahren Sie mit der Maus über einen hervorgehobenen Abschnitt oder wählen Sie ihn aus, um ein Popover zu öffnen, in dem Sie zu einer anderen Option desselben Eingabefelds wechseln können (z. B. Quarterly → Annual) oder sehen, aus welchem Eingabefeld der Text stammt (z. B. „Review frequency“). Jeder Austausch wird im Audit-Protokoll der Richtlinie erfasst. Freitextbearbeitung. Klicken Sie an eine beliebige Stelle in einem Absatz, einer Überschrift oder einem Listenelement und beginnen Sie zu tippen. Durch das Bearbeiten eines hervorgehobenen Abschnitts wird der Farbverlauf entfernt. Sobald Sie generierten Text in eigenen Worten umgeschrieben haben, wird er zu normalem Fließtext. Freitextänderungen werden im Audit-Protokoll erfasst. Nach dem Laden des ersten Abschnitts erscheint über dem Editor eine Symbolleiste:
Wenn sich Ihr Cursor in einem Absatz oder einer Überschrift befindet, erscheint am linken Rand neben dem Block eine Einfügeschaltfläche. Wählen Sie sie, um unterhalb des aktuellen Blocks einen Absatz, eine Überschrift oder eine Liste hinzuzufügen.
Entwürfe werden während der Bearbeitung automatisch gespeichert. Wenn alle Abschnitte geladen sind und der Entwurf fertig ist, wählen Sie Veröffentlichen. Siehe Was beim Veröffentlichen passiert.
Richtlinie hochladen
Verwenden Sie diesen Weg, wenn Ihre Richtlinie bereits geschrieben und als PDF oder DOCX gespeichert ist. Sie laden die fertige Datei hoch; Iru generiert keine Inhalte aus der Vorlage. Wählen Sie eine Vorlagenkarte in derselben Kategorie wie Ihr Dokument, damit Iru die Richtlinie unter dem richtigen Thema ablegt.1
Bibliothek öffnen
Öffnen Sie Policies → + Add a policy.
2
Upload starten
Fahren Sie mit der Maus über eine Vorlagenkarte in derselben Kategorie wie Ihre Richtlinie und wählen Sie Upload policy.
3
Datei hinzufügen
Setzen Sie im Upload-Bereich Artifact type auf Policy, wählen Sie bei Bedarf Policy type, prüfen Sie Mapped action(s) und wählen Sie dann Add policy.
Benutzerdefinierte Richtlinie hochladen
Verwenden Sie diesen Weg, wenn Ihr Dokument zu keiner Bibliotheksvorlage passt. Eine benutzerdefinierte Richtlinie ist eine von Ihnen hochgeladene Richtlinie, die nicht auf einer Vorlage der Policy Library basiert. Sie können sie dennoch unter einer beliebigen Richtlinienkategorie (oder Benutzerdefiniert) ablegen. Unten unter Add a policy, unterhalb der Vorlagenkategorien, befindet sich die Kachel Upload a custom policy. Wählen Sie + Start custom policy, um den Upload-Bereich zu öffnen. Das Ergebnis ist eine Richtlinie mit der Kategorie Benutzerdefiniert, sofern Sie auf der Richtlinien-Detailseite keine andere Kategorie wählen. Der Upload erstellt eine Richtlinie im Status Entwurf. Sie erscheint gleichzeitig an beiden Stellen:- Tab Artifacts: filterbar nach Type = Policy.
- Policies → Meine Richtlinien: zeigt die Richtlinie mit der Kategorie Benutzerdefiniert (oder der von Ihnen gewählten Kategorie). Wenn Sie keine der neun Kategorien der Seitenleiste gewählt haben, verwenden Sie Alle oder die Suche, um sie zu finden.
- Eine Herabstufung auf einen anderen Typ (Procedure, Register, Other) entfernt den Richtliniendatensatz und blendet ihn im Tab Policies aus.
- Ein Artefakt, das keine Richtlinie ist, kann nur dann zu einer Richtlinie hochgestuft werden, wenn die Datei eine PDF- oder DOCX-Datei ist. Andere Formate müssen zuerst ersetzt werden.
Upload über Artifacts
Wählen Sie unter Artefakte die Option + Add artifact(s), hängen Sie eine PDF- oder DOCX-Datei an und setzen Sie Artifact type auf Policy. Wählen Sie Policy type (eine beliebige Bibliothekskategorie oder Benutzerdefiniert), prüfen Sie Mapped action(s) und wählen Sie dann Add artifact.- Kategorie wählen: Die Richtlinie wird unter dieser Kategorie abgelegt.
- Leer lassen oder Custom wählen: Iru legt die Richtlinie unter der Kategorie Custom ab.
Die Richtlinien-Detailseite
Öffnen Sie eine beliebige Richtlinie unter Meine Richtlinien. Oben auf der Seite sehen Sie den Richtliniennamen, den Status (Entwurf oder Published), die Kategorie, die Beschreibung und Badges für angehängte Actions. Ändern Sie die Kategorie, solange sich die Richtlinie noch im Status Entwurf befindet; wählen Sie ein Badge, um die entsprechende Action zu öffnen. Veröffentlichen erscheint bei Entwürfen. Öffnen Sie das Menü Auslassungspunkte (⋯) für Entwurfsaktionen: Löschen bei einem generierten Entwurf, Delete upload bei einem hochgeladenen oder benutzerdefinierten Entwurf. Wählen Sie bei einer veröffentlichten Richtlinie Unpublish generated policy oder Unpublish policy, um sie wieder in einen Entwurf umzuwandeln. Mit den Pfeilen nach oben und unten wechseln Sie zur vorherigen oder nächsten Richtlinie in der Liste, ohne zu Meine Richtlinien zurückzukehren. Das Richtliniendokument befindet sich unterhalb dieser Kopfzeile. Hochgeladene PDF- und DOCX-Dateien werden als schreibgeschützte Vorschau geöffnet. Aus einer Vorlage generierte Richtlinien werden im Editor geöffnet; siehe Generierten Entwurf bearbeiten. Rechts verfolgt Policy lifecycle den Generierungs- oder Entwurfsstatus und nach der Veröffentlichung den Bestätigungsfortschritt (zum Beispiel 2 von 85 bestätigt). Besitzer zeigt, wer die Richtlinie pflegt. Audit log zeichnet auf, wer die Richtlinie wann geändert hat. Bei generierten Entwürfen zeigt die Karte Generation inputs die Antworten aus dem Einrichtungsformular, die zur Erstellung der Richtlinie verwendet wurden.Wie Richtlinien mit Frameworks zusammenhängen
Eine Richtlinie ist nicht direkt mit einem Framework verknüpft. Die Verknüpfung verläuft über Actions: Richtlinie → angehängt an → Action → gehört zu → Control → gehört zu → Framework Damit eine Richtlinie für ein Framework zählt, hängen Sie sie an eine oder mehrere Actions in diesem Framework an. Angehängte Richtlinien erscheinen als Nachweis auf der Detailseite jeder Action. Diese Actions erscheinen als Badges auf der Richtlinien-Detailseite.Wie Anhänge erstellt werden
Iru erstellt diese Anhänge auf zwei Arten:- Automatisch beim Upload. Wenn Sie eine Datei als Richtlinie hochladen (über Artefakte, Upload policy auf einer Vorlagenkarte in der Bibliothek oder Upload a custom policy), gleicht Iru die Datei mit den Actions in Ihren aktiven Frameworks ab und hängt sie dort an, wo sie passt. Prüfen Sie die Anhänge im Upload-Bereich oder auf der Richtlinien-Detailseite; entfernen Sie nicht zutreffende oder fügen Sie manuell weitere hinzu.
- Manuell, jederzeit. Hängen Sie auf der Detailseite einer beliebigen Action eine vorhandene Richtlinie (oder ein anderes Artefakt) als Nachweis an. Verwenden Sie dies für Actions, die Iru übersehen hat, oder für Richtlinien, die nicht über Iru hochgeladen wurden.
Generierte Richtlinien werden beim Veröffentlichen derzeit noch nicht automatisch an Actions angehängt. Hängen Sie sie nach der Veröffentlichung manuell auf der Detailseite jeder Action an. Das automatische Anhängen für generierte Richtlinien soll folgen.
Wo Frameworks angezeigt werden
- In der Policy Library zeigt jede Vorlagenkarte „SOC 2 • ISO 27001“ oder Ähnliches. Das sind Katalog-Metadaten. Sie beschreiben, für welche Frameworks die Vorlage geschrieben wurde, und stellen keine Verknüpfung zu Ihren aktiven Frameworks dar.
- Im Einrichtungsformular prägt der Schritt Compliance frameworks den generierten Inhalt (zum Beispiel GDPR-spezifische Klauseln, wenn GDPR ausgewählt ist) und speichert einen Snapshot im Entwurf. Die veröffentlichte Richtlinie wird dadurch nicht mit diesen Frameworks verknüpft.
- Auf der Richtlinien-Detailseite ist die Framework-Verknüpfung die Reihe der Action-Badges. Jedes Badge zeigt eine angehängte Action und ihr Framework.
Eine Richtlinie löschen
Das Löschen einer Richtlinie ist endgültig. Öffnen Sie das Menü Auslassungspunkte (⋯) und wählen Sie bei einem generierten Entwurf Löschen oder bei einem hochgeladenen oder benutzerdefinierten Entwurf Delete upload. Dadurch werden die Datei, der Richtliniendatensatz und der gesamte Audit-Verlauf dieses Artefakts entfernt. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Um eine veröffentlichte Richtlinie wieder in einen Entwurf umzuwandeln, öffnen Sie das Menü Auslassungspunkte (⋯) und wählen Sie Unpublish generated policy oder Unpublish policy.Bestätigung von Richtlinien
Wenn Sie eine Richtlinie veröffentlichen, weist Iru sie jedem Benutzer in Ihrem Mandanten zu und zeichnet auf, wer sie wann bestätigt. Verfolgen Sie den Fortschritt unter Policies → Users und auf der Detailseite jeder veröffentlichten Richtlinie.Der Tab Users
Jede veröffentlichte Richtlinie wird bei der Veröffentlichung jedem Benutzer in Ihrem Mandanten zugewiesen. Es gibt keine Auswahl von Empfängern pro Richtlinie.Benutzer, die nach der Veröffentlichung einer Richtlinie zu Ihrem Mandanten hinzugefügt werden, werden nicht automatisch nachträglich zugewiesen. Um sie einzubeziehen, veröffentlichen Sie die Richtlinie bei der nächsten Änderung erneut.
Verwenden Sie Search by name or email, um die Tabelle zu filtern. Neben der Suchleiste befinden sich zwei Dropdown-Filter:
- Role: Nach Mandantenrolle filtern (Administrator, Prüfer, Collaborator oder Employee). Öffnen Sie das Dropdown, wählen Sie eine oder mehrere Rollen aus und verwenden Sie Clear, um den Filter zurückzusetzen.
- Policy: Nach Benutzern filtern, denen eine bestimmte Richtlinie zugewiesen ist. Öffnen Sie das Dropdown, suchen oder wählen Sie eine oder mehrere Richtlinien nach Namen aus und verwenden Sie Clear, um den Filter zurückzusetzen.
- Export by user: eine Zeile pro Benutzer. Die Spalten umfassen Name, E-Mail, Acknowledged, Total assigned und eine Spalte pro zugewiesener Richtlinie. Eine Richtlinienspalte zeigt das Bestätigungsdatum, wenn der Benutzer diese Richtlinie bestätigt hat; andernfalls ist sie leer.
- Export by policy: eine Zeile pro Richtlinie. Die Spalten umfassen Policy, Total users assigned, Total users acknowledged und Acknowledged users (Name und E-Mail-Adresse jedes Benutzers, der bestätigt hat).
My assigned policies
Wenn Ihnen eine Richtlinie zugewiesen wird, erscheint sie hier, wenn Sie die Ansicht das nächste Mal öffnen. Öffnen Sie My assigned policies über die Seite Policies (My assigned policies →) oder über Ihren Navigationseinstiegspunkt für Mitarbeitende, sofern Ihr Mandant einen bereitstellt.Eine Richtlinie bestätigen
1
Richtlinie öffnen
Wählen Sie eine zugewiesene Richtlinie aus, um sie zu öffnen.
2
Das vollständige Dokument lesen
Lesen Sie das vollständige Dokument. Die Schaltfläche Acknowledge ist deaktiviert, bis Sie bis zum Ende gescrollt haben.
3
Bestätigen
Wählen Sie Acknowledge. Die Richtlinie wird in Ihre Gruppe Acknowledged verschoben, und Iru zeichnet den Zeitstempel auf.
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